BAGAIMANA MENYALURKAN IDE MELALUI KOMUNIKASI

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

Tahap-tahap menyalurkan ide melalui komunikasi :

• Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

Materi pesan dapat berupa :

a. Informasi

b. Ajakan

c. Rencana kerja

d. Pertanyaan dan sebagainya

• Penyaluran

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya).Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

• Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim

• Pengertian

Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

• Tindakan

Setelah pesan dimengerti oleh si penerima, maka si penerima dapat melakukan sesuatu sesuai dengan pesan yang disampaikan, misalnya melaksanakan perintah.

• Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi 

Hambatan-Hambatan Komunikasi

1. Mendengar.

Biasanya kita mendengar apa yang ingin kita dengar. Banyak hal atau informasi yang ada di sekeliling kita, namun tidak semua yang kita dengar dan tanggapi.Informasi yang menarik bagi kita, itulah yang ingin kita dengar.

2. Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui.

3. Menilai sumber.

Kita cenderung menilai siapa yang memberikan informasi.Jika ada anak kecil yang memberikan informasi tentang suatu hal, kita cenderung mengabaikannya.

4. Persepsi yang berbeda. Komunikasi tidak akan berjalan efektif, jika persepsi si pengirim pesan tidak sama dengan si penerima pesan. Perbedaan ini bahkan bisa menimbulkan pertengkaran, diantara pengirim dan penerima pesan.

5. Kata yang berarti lain bagi orang yang berbeda. Kita sering mendengar kata yang artinya tidak sesuai dengan pemahaman kita. Seseorang menyebut akan datang sebentar lagi, mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang menanggapinya. Sebentar lagi bisa berarti satu menit, lima menit, setengah jam atau satu jam kemudian.

6. Sinyal nonverbal yang tidak konsisten.

Gerak-gerik kita ketika berkomunikasi – tidak melihat kepada lawan bicara, tetap dengan aktivitas kita pada saat ada yang berkomunikasi dengan kita-, mampengaruhi porses komunikasi yang berlangsung.

7. Pengaruh emosi.

Pada keadaan marah, seseorang akan kesulitan untuk menerima informasi. apapun berita atau informasi yang diberikan, tidak akan diterima dan ditanggapinya.

8. Gangguan.

Gangguan ini bisa berupa suara yang bising pada saat kita berkomunikasi, jarak yang jauh, dan lain sebagainya.

Faktor-faktor perubahan komunikasi dalam organisasi:

Proses perubahan organisasi adalah konsep daur hidup atau life cycle. Organisasi mengalami proses kelahiran pertumbuhan, berkembang, kematangan, kemunduran dan akhirnya mengalami kematian sebagaimana dalam semua sistem biologi dam sistem sosial. Fase-fase perkembangan organisasi juga memiliki sifat kuaintitatif dan kualitatif yang merupakan indikator ” mati-hidup ” suatu organisasi.Organisasi juga harus melihat arah perubahan lingkungan yang pasti dan yang tidak pasti. Artinya, organisasi adaptif atas perubahan yang terjadi pada lingkungan sekitarnya.Oleh karena itu, suatu organisasi haruslah mengembangkan strategi dalam mengadaptasi perubahan lingkungan, termasuk strategi dalam melakukan kontrol terhadap lingkungan.Untuk itu perlu kiranya merencanakan perubahan organisasi, termasuk di dalamnya yaitu mengembangkan organisasi.

Adapun Proses dari perubahan:

1.      Mengadakan pengkajian

2.      Mengadakan identifikasi

3.      Menentukan strategi

4.      Melakukan evaluasi.

 Faktor-faktor penyebab Perubahan organisasi dibedakan menjadi dua,antara lain:

1.      Faktor Intern

a.  Perubahan kebijakan lingkungan

b.  Perubahan tujuan

c.  Perluasan wilayah operasi tujuan

d.  Volume kegiatan bertambah banyak

e.  Sikap& perilaku dari para anggota organisasi.

2. Faktor Ekstern

a. Politik

b. Hukum

c. Kebudayaan

d. Teknologi

e. Sumber daya alam

f. Demografi

g. Sosiologi

Sikap dalam menghadapi perubahan lingkungan:

1.      Mengadakan perubahan struktur organisasi.

2.      Mengubah sikap & perilaku pegawai.

3.      Mengubah tata aliran kerja.

4.      Mengubah peralatan kerja.

5.      Mengubah prosedur kerja.

6.      Mengadakan perubahan dalam hubungan kerja antar personel.

Pengembangan Organisasi

1. Pengertian Pengembangan

a. Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan terstuktur) suatu organisasi.

b. Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan struktur organisasi itu adaptif dengan lingkungan.

2. Perlunya Pengembangan Organisasi
       Dalam kenyataannya organisasi sering terjadi stagnan yang disebabkan ke-engganan manusia untuk mengikuti perubahan, dimana perubahan di anggap bisa menyebabkan dis equilibrium.Hal ini mengakibatkan patologi dalam organisasi sehingga perlu dilakukan evaluasi, adaptasi, kaderisasi dan inovasi.

3. Faktor-faktor yang menyebabkan pengembangan komunikasi:

1. Kekuatan eksternal

a. Kompetisi yang semakin tajam dalam organisasi

b. Perkembangan IPTEK.

c. Perubahan lingkungan, baik lingkungan fisik maupun sosial yang membuat organisasi berfikir bagaimana mendapatkan sumber diluar organisasi untuk masa depan organisasi.

2. Kekuatan internal

a. Struktur

b. Sistem dan prosedur

c. Perlengkapan dan fasilitas

d. Proses dan saran apabila tidak cocok akan membuat organisasi melalui perbaikan.

e. Perubahan organisasi di lakukan untuk mencocokkan dengan kebutuhan yang ada.

4. Karakteristik Pengembangan Organisasi

a. Keputusan penuh dengan pertimbangan

b. Diterapkan semua sub sistem manusia,baik individu kelompok dan organisasi.

c. Menerima intervensi baik dari dalam maupun dari luar organisasi yang mempunyai kedudukan di luar mekanisme organisasi.

d. Kolaborasi

e. Teori sebagai analisis.

5. Langkah-langkah pengembangan organisasi:

a. Penilaian keadaan

b. Pemecahan masalah

c. Implementasi

d. Evaluasi

METODE PERKEMBANGAN ORGANISASI

Dalam kegiatan pengembangan organisasi terdapat berbagai macam metode yang pada dasarnya dapat dikelompokan dalam dua macam, yaitu metode perkembangan perilaku, dan metode pengembangan ketrampilan dan sikap

METODE PENGEMBANGAN PERILAKU

Metode pengembangan perilaku atau Behavorial Development Methode merupakan metode yang berusaha menyelidiki secara mandalam tentang proses perilaku kelompok dan individu. Hal itu dapat dilakukan dengan mempergunakan beberapa cara. Dengan kata lain, metode pengembangan perilaku dapat dibedakan menjadi beberapa macam. Dalam buku ini hanya disebutkan empat macam, yaitu jaringan manajerial, latihan kepekaan, pembentukan tim, dan umpan balik survai.

JARINGAN MANAJERIAL

Jaringan manajerial atau kisi manajerial (manager grid), disebut juga latihan jaringan (grid training), adalah suatu metode pengembangan organisasi yang didasarkan jaringan manajerial. Teori ini dipelopori olehRobert Blake dan Jane Mouton.Dalam metoe ini dikenal dua dimensi perilaku pimpinan, yaitu perilaku pimpinan yang memusatkan perhatian pada produksi, dan perilaku pimpinan yang memusatkan perhatian pada orang. Dari segi intensitasnya, seorang pemimpin mungkin dapat menerapkan sekaligus dua macam perilaku tersebut dalam intensitas yang sama atau berbeda.

Menurut Robert Blake dan Mouton, gaya kepemimpinan akan menjadi sangat efektif apabila perhatian pimpinan terhadap produksi dsan orang dalam keadaan seimbang. Dalam hal demikian pimpinan menunjukan perhatian yang tinggi baik terhadap produksi maupun terhadap orang. Metode ini melahirkan lima macam gaya kepemimpinan yang masing masing merupakan kombinasi dari perilaku pimpinan, antara perilaku pimpinan yang memusatkan perhatian kepada produksi dan perilaku pimpinan yang memusatkan perhatian kepada orang.

Kelima gaya kepemimpinan itu dapat dijelaskan dengan mempergunakan gambar jaringan manajerial di bawah ini. Sumbu X menunjukan perilaku pimpinan yang memusatkan perhatian kepada orang, sedangkan sumbu Y menunjukan perilaku pimpinan yang memusatkan perhatian kepada produksi.

Menurut gambar tersebut, lima gaya kepamimpinan dalam manajerial grid, adalah sebagai berikut:

(1) Grid 1.1 menunjukan perilaku pimpinan dengan perhatan yang rendah baik terhadap produksi maupun terhadap orang. Pada hrid ini pimpinan hanya bertindak sebagai perantara, menyalurkan informasi dari atasan kepada bawahan.

(2) Grid 9.1 menunjukan perilaku pimpinan dengan perhatian yang tinggi terhadap produksi dan rendah terhadap orang. Pimpinan lebih mementingkan tingkat produksi dan kurang memperhatikan orang-orang yang membantunya.Pada grid ini pemimpin labih bersifat otoriter.

(3) Grid 1.9 menunjukan perilaku pimpinan dengan perhatian yang rendah terhadap produksi dan perhatian yang tinggi terhadap orang. Pada grid ini pimpinan berusaha menciptakan linngkungan dan suasana kerja yang penuh persahabatan.

(4) Grid 9.9 menunjukan adanya perilaku pimpinan dengan perhatian yang tinggi terhadap orang, perhatian yang tinggi pula terhadap produksi. Pada grid inilah menurut Robert Blake dan Jane Mouton terdapat gaya kepemimpinan yang palin efektif. Pada grid ini terdapat perhatian yang seimbang pada orang dan produksi.

(5) Grid 5.5 menunjukan adanya perilaku pimpinan dengan perhatian yang medium baik terhadap orang maupun terhadap produksi. Dari segi produksi pimpinan tidak mau membuat target yang tinggi yang mungkin sulit untuk dicapai.

Sumber