MANAJEMEN PROYEK
Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.
Ada tiga tahapan penting dalam manajemen proyek, yaitu :
- Perencanaan (Planning) - penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim.
- Penjadualan (Schedulling) – menghubungkan tenaga kerja, uang, bahan, yang digunakan dalam proyek.
- Pengendalian (Controlling) - pengawasan sumber daya, biaya, kualitas dan budget, jika perlu merevisi, ubah rencana, menggeser atau mengelola ulang sehingga tepat waktu dan biaya.
Perbedaan Program, Proyek dan Tugas
Program adalah suatu kegiatan multidisiplin yang berorientasi kepada tujuan yang dirancang oleh berbagai macam tugas dengan hasil yang telah ditentukan untuk dicapai dalam kurun waktu tertentu dengan keterbatasan sumber daya yang ada.
Proyek meliputi tugas-tugas merupakan urutan pekerjaan terendah yang dapat diketahui dan diurutkan pada tingkatan proyek.
Jadi kesimpulannya adalah, proyek merupakan bagian dari program dan kegiatan atau tugas merupakan bagian dari proyek.
Penyelenggaraan Proyek
Penyelenggaraan proyek berbeda dengan kegiatan operasional rutin. Proyek mempunyai siklus pendek sedangkan kegiatan operasional rutin memiliki siklus berjangka panjang, sehingga gaya manajemen ataupun intensitas kegiatan proyek berbeda dengan kegiatan rutin. Secara umum, perbedaan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
PROYEK
- Bersifat dinamis
- Berlangsung hanya dalam periode tertentu
- Intensitas kegiatan berbeda- beda
- Kegiatan diselesaikan sesuai dengan anggaran dan waktu tertentu
- Menyangkut berbagai kegiatan yang memerlukan keahlian multidisiplin
- Diperlukan lintasan komunikasi dan tanggung jawab vertical ataupun horizontal agar efektif dalam pengelolaannya.
OPERASIONAL RUTIN
- Kurang dinamis
- Berlangsung dalam jangka panjang
- Intensitas kegiatan relative sama
- Anggaran dan waktu tidak seketat dalam proyek
- Jenis kegiatan relative tidak sekomplek proyek
- Penekanan lintasan komunikasi dan tanggung jawab pada arah vertical
Tahapan dalam Kegiatan Proyek
- Tahap Persiapan
- Tahap Pelaksanaan
Secara lebih terinci , tahap kegiatan persiapan tersebut meliputi :
- Identifikasi gagasan proyek atau analisis pendahuluan
- Pengembangan gagasan menjadi konsep-konsep alternative
- Evaluasi kelayakan konsep alternative dari semua aspek
- Penentuan konsep alternative yang baik
- Identifikasi sumber yang diperlukan dan jadwal pelaksanaan
- Menyusun perkiraan biaya
- Menyusun organisasi pelaksanaan
Tahap Pelaksanaan ditandai dengan kegiatan proyek, mencakup :
- Menyiapkan rincian rekayasa desain untuk kegiatan pengadaan material dan kontruksi
- Menyusun anggaran definitive dan jadwal induk proyek
- Pengadaan dan mobilisasi tenaga kerja
- Pembelian material dan peralatan termasuk pabrikasi
- Penyelesaian kontruksi, pra- operasional dan startup
Unsur-Unsur Penyusunan Kegiatan
Penyusunan kegiatan secara logis menurut waktu tertentu, akan menghasilkan rencana formal yang mencantumkan :
- Kegiatan atau tugas
- Waktu
- Sumberdaya
- Biaya, sebagai target dalam pelaksanaan nantinya
Mengingat perubahan-perubahan yang selalu terjadi pada saat pelaksanaan, maka beberapa factor harus diperhatikan untuk membuat jadwal proyek yang cukup efektif yaitu :
- Secara teknis jadwal tersebut bisa dipertanggung jawabkan (technically feasible)
- Disusun berdasarkan perkiraan yang akurat (reliable estimate)
- Sesuai dengan sumber daya yang ada
- Sesuai dengan penjadwalan proyek lain yang menggunakan sumber daya yang sama
- Fleksibel terhadap perubahan-perubahan
- Mendetail, dipakai sebagai alat ukur hasil yang dicapai dan pengendalian kemajuan proyek
- Dapat menampilkan kegiatan pokok yang kritis
